Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

• уровню обязательности;
• времени хранения;
• датам исполнения;
• разновидности изложения;
• по свой юридической силе;
• источникам, происхождению;
• степени ограничения доступа (гласности);
• месту создания;
• содержанию;
• названию, наименованию;
• области использования;
• разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

• директивные (принуждают к исполнению, использованию);
• информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

• временные (до 10 лет);
• долговременные (более 10 лет);
• постоянного хранения.

По дате исполнения:

• срочные (с указанием четкой даты исполнения);
• несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

• унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
• примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
• типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
• трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
• индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

• оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
• копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
• отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
• заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
• выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
• дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

• личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
• служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

• "совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
• "конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
• "коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
• "только служебное пользование" (документ только для работников организации);
• открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

• исходящие (направляются за пределы учреждения);
• входящие (приходят в учреждение извне);
• внутренние (используются только в самом учреждении).

По содержанию:

• первичные (оригинальная информация);
• обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

• статистика, отчеты;
• документация по труду;
• научно-техническая сфера;
• финансы и бухгалтерия;
• организационно-распорядительная.

По содержанию:

• сложные (разбор нескольких вопросов);
• простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

• рукописи;
• электронные печатные;
• графические;
• фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

• информационно-справочной направленности;
• распорядительные;
• организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

1. Проект.
2. Оригинал.
3. Копия.
4. Дубликат.
5. Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
• ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

• регуляция общественных отношений;
• печатная/электронная форма;
• соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике;
• обязывающий характер;
• составляется компетентными лицами;
• создается в процессе юридической деятельности;
• данные, значимые для юриспруденции;
• основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

1. Фиксация фактов-доказательств.
2. Фиксация юридических фактов.
3. Содержание индивидуальных решений.
4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

• фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
• фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
• фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
• ОСТ - стандарт определенной отрасли;
• СТП - стандарт данного предприятия;
• СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР - определенные правила;
• Р - рекомендации;
• ТУ - технические условия производства.

Краткая их характеристика - далее.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

1. ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
2. ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
3. СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
4. СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
5. ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
6. Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
7. ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

1. Паспорт РФ.
2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
3. Временное удостоверение личности.
4. Паспорт моряка.
5. Военный билет офицеров в запасе.
6. Удостоверение беженца.
7. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
8. Вид на жительство.
9. Иностранный паспорт.
10. Билет военнослужащего.
11. Офицерское удостоверение личности.
12. Свидетельство о рождении.
13. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
14. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.