10 ошибок, которых следует избегать в электронных письмах

С течением времени роль электронной почты стала немного менее значительной в повседневной жизни, так как появились различные способы моментального обмена сообщениями. Однако в деловой среде email до сих пор является невероятно важной частью деятельности, так как деловая переписка чаще всего ведется именно посредством электронной почты. Соответственно, значительно возрастает важность того, чтобы вы могли правильно оформить свое письмо. Данная статья поможет вам избежать наиболее типичных ошибок, которые допускают люди при составлении электронных писем.

Используйте приветствия и прощания

ошибка

Самая распространенная ошибка при отсылке электронного письма заключается в том, что люди включают в него только информативную часть, как это обычно бывает в переписке мгновенными сообщениями. Однако в переписке по электронной почте все иначе, вы все же посылаете полноценное письмо - только через интернет. Соответственно, оно должно быть оформлено как следует, особенно если речь идет о деловой переписке. Начните свое письмо с приветствия и обращения по имени к адресату и только затем излагайте содержательную часть своего сообщения. Не забывайте о том, что вам также стоит писать и заключение, при этом использовать фразы "Искренне ваш" или что-то в этом роде.

Тема письма

Многие люди совершают серьезную ошибку, начиная сразу же печатать текст самого письма и пропуская заголовок. А ведь он очень важен - не просто так любой почтовый сервис при попытке вами отправить письмо без заголовка уточняет, действительно ли вы хотите это сделать. Заголовок - это первое, что увидит получатель, и с его помощью вы можете рассказать очень многое в двух словах, побудить получателя открыть письмо и прочитать его.

Вступительный абзац

email

Во многом, как и с заголовком письма, его первый абзац должен быть составлен максимально грамотно. В большинстве случаев электронные письма имеют довольно много текста, который вы хотите, чтобы получатель прочитал. Однако при учете того, как много сейчас информации поступает к каждому человеку ежедневно, довольно редко у людей возникает желание внимательно вчитываться в сообщения, которые им приходят. Именно поэтому вам нужно сделать так, чтобы ваш первый абзац был максимально увлекательным и убеждал читателя в том, что ему не стоит бросать чтение, что он получит полезную информацию, если потратит свое время и дочитает до конца.

Учитывайте аудиторию

Одной из самых распространенных ошибок при написании электронных писем является использование единого стиля (в большинстве случаев неформального) для написания всех сообщений. Таким образом, студент пишет своему профессору "Привет!", а специалист поддержки общается с клиентами как со своими друзьями. Естественно, современный мир во многом более расположен к неформальному общению, чем раньше, и даже в примере с университетом часто можно встретить случаи, когда студенты общаются с профессорами довольно неформально, но все же переписка - это совсем иное. И здесь вам нужно соблюдать должные формальности и использовать в сообщении тот стиль, которого требует ваша аудитория. Старайтесь избегать неформальности как таковой - оставьте ее для переписки с друзьями в социальных сетях.

Подходящий момент

Конечно, большая часть деловых разговоров может вестись по электронной почте, однако при этом вам всегда нужно уметь определять уместность конкретной ситуации. Иногда информация, которую вы хотите сообщить, не должна быть отправлена письмом - ее лучше сообщить в телефонном разговоре или при личной встрече. Анализируйте каждую ситуацию, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда вы посылаете письмо с новостями, ради которых стоило бы и встретиться.

Знайте, когда использовать интернет-сленг

использовать

Сейчас практически в каждой переписке можно встретить различные модные слова и аббревиатуры, которые используются при общении с другими людьми. Однако вам всегда стоит помнить, что электронная переписка по почте - это особый вид связи, и вам нужно использовать подобный язык только в редких случаях, когда это будет уместно. Так же, как и неформальный стиль общения, интернет-сленг лучше оставить вне электронной почты и использовать его в переписке с друзьями в социальных сетях.

Проверка перед отправкой

Очень часто люди пишут сообщение, а затем тут же нажимают кнопку "Отправить". И в большинстве случаев они сожалеют об этом, потому что в последний момент замечают, что в текст закралась ошибка, или что отправлено было то, что не должно быть получено адресатом. Однако электронная почта устроена таким образом, что вернуть отправленное письмо у вас уже не получится. Поэтому перед отправкой любого, даже самого небольшого сообщения, несколько раз перечитайте и перепроверьте его. Возможно, вы найдете ошибку, о которой бы сожалели, если бы поторопились с отправкой.

Рассылка нескольким получателям

избегать

В случае с электронной почтой имеется полезная функция - рассылка нескольким получателям. Она позволяет вам отсылать одно и то же письмо сразу большому количеству людей, которых вы просто добавляете в список. Однако с данной функцией нужно обращаться крайне осторожно, потому что далеко не все будут рады видеть, что вы не обращаетесь лично к ним, а просто включили их в общий список. Более того, есть случаи, когда вы сами не пожелаете, чтобы получатели увидели, что информация адресована не только им.

Ответить всем

Этот пункт плотно связан с предыдущим, только в данном случае речь идет о том, когда вам пришло групповое письмо. И здесь вам нужно внимательно следить за тем, кому именно вы отвечаете, ведь по умолчанию ответ пишется на все адреса, которые были включены в изначальное сообщение. Таким образом, уточните, на какой адрес вы хотите выслать письмо, и отсылайте его всем в списке только в том случае, если сообщение действительно предназначается для всех.

CapsLock

Одно из самых главных правил переписки по электронной почте - никогда не используйте CapsLock для написания всех больших букв. Это ярчайшее проявление отсутствия культуры в сети, так что вы вряд ли захотите, чтобы о вас так подумали ваши деловые партнеры.