Как правильно составить опись вложения

Отправления по почте

Большинство организаций пользуются услугами Почты России. Отправление писем в налоговые органы обычно производится с описью вложения. Такие письма называются ценными. Но опись вложения можно также отправлять и с посылкой.

Что такое ценное письмо? Это письмо с описью вложения, в которой указано все, что находится в отправлении. И определена стоимость каждого документа и общая сумма. Положительный момент проявляется, если необходимо найти отправление. Ему всегда присваивается почтовый идентификатор, по которому всегда можно узнать, где находится письмо. А также в случае утери отправитель получит указанную сумму в виде компенсации. Но это только один нюанс. Самое главное, что если вдруг из письма что-то пропадет или оно не будет получено, то всегда можно доказать, что данный документ входил в отправление.

Итак, как отправляется такое письмо? На почтовом отделении необходимо купить конверт без марок и попросить специальный бланк «Опись вложения» в двух экземплярах. Вы указываете все необходимые сведения для отправления: данные отправителя и получателя. Опись вложения заполняется следующим образом: вы вписываете наименование и адрес получателя, перечисляете все вложения в письмо и проставляете их ценность. Не забудьте также оставить свою подпись. Далее письмо и опись вложения отдаются оператору почтового отделения. Он проверяет все перечисленные документы, ставит печать и свою подпись, вкладывает опись в письмо. Потом вам отдается чек, в котором указана сумма отправления и штрих-код письма, и один экземпляр составленного вами перечня. По идентификатору вы можете отследить отправление, а с помощью описи доказать при необходимости, что именно было выслано. Стоимость такого отправления достаточно невысокая, но она дает определенную надежность.

Письмо с уведомлением

Помимо всего прочего, ИФНС и другие государственные службы при получении таких отправлений предпочитают просматривать опись вложения в ценное письмо, так как там поименованы все документы. При желании можно отправить ценное письмо с уведомлением. После того как ваше отправление будет получено, через пару дней вам в почтовый ящик придет уведомление о получении со штемпелем Почты России, на котором будет указана дата получения и подпись с расшифровкой, кем было принято отправление.

Важно понимать то, что такая форма пересылки не гарантирует 100% доставки адресату. Это отправление только определяет конкретные документы и их денежную оценку. А остальное зависит от получателя. Он может принять письмо, а может и отказаться от него. Если вы захотите получить возвращенные по какой-либо причине документы, то придется оплатить повторную пересылку. Это прописано в почтовых правилах, и здесь уже ничего нельзя будет сделать. Однако возможно вообще отказаться от получения данного письма.

Что нужно отправлять ценным письмом

Но не стоит посылать все письма с описью. В этом нет смысла, если у вас обычное послание. В основном в ценных отправлениях пересылаются паспорта и иные важные документы или отчетность. В иных случаях можно обойтись заказным или простым письмом. Вариантов много. Но не забывайте, что простое письмо никак нельзя отследить. А заказное или ценное – можно.