Какие организационные навыки помогут вам работать эффективнее?

Стопки бумаг на столе не помогут вам создать имидж профессионала. Беспорядок на рабочем месте создает впечатление хаоса, а наклейки с напоминаниями на мониторе не помогают получить повышение. Если вам неловко, когда в ваш кабинет заходит начальник, вам стоит начать развивать у себя определенные организационные навыки. Они позволят вам выделиться так, как вам бы того хотелось.

Держите на столе только необходимое

Одним из базовых организационных навыков является привычка держать под рукой только то, что вам необходимо. То, что вы используете каждый день, должно быть ближе, чем предметы, которыми вы пользуетесь изредка. В идеале организация рабочего места должна быть такой, чтобы вы могли закончить среднестатистическое задание, не вставая со стула. Постарайтесь организовать все эргономично, чтобы работать продуктивнее. Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте разложить все необходимое под рукой и всякий раз класть используемый предмет на прежнее место. Если у вас не хватает пространства, вы можете использовать тележку на колесиках. Ее можно будет располагать рядом со столом, пока вы пользуетесь ее содержимым, а потом убирать в удобное для вас место. Такая методика сразу же выделит вас среди прочих как настоящего профессионала и крайне продуктивного сотрудника.

Разметьте все этикетками

Использование этикеток и наклеек – это один из ключевых организационных навыков, который помогает вам справиться с беспорядком как на столе, так и в кабинете в целом. С размещения этикеток легко начинать процесс организации, даже если вы совсем не умеете наводить порядок. Ваше пространство будет выглядеть более профессионально, если вам будет просто находить все необходимое и класть на место после использования. Есть особый секрет, помогающий использовать этикетки: конкретика. Пишите именно то, что будете класть на полку, не используйте слова вроде «разное» или «на эту неделю». Указывайте конкретные названия проектов, даты, наименования. Это поможет вам организовать ваше пространство правильно и оптимизировать поиски нужных вещей.

Внесите наведение порядка в свой график

Такие задачи, как уборка и организация, нередко остаются без внимания, потому что вы пытаетесь разобраться с другими проблемами. Тем не менее чистый и аккуратный рабочий стол помогает вам в работе. Ежедневно уделяйте несколько минут наведению чистоты, чтобы не возникал хаос. Убирайте все лишнее, не раскладывайте по столу личные мелочи, избавьтесь от бесполезных офисных предметов. Не держите под рукой канцелярские принадлежности, которыми не пользуетесь – лучше отдайте их коллегам. Все, что сломано, следует выбросить – зачем вам степлер, который не скрепляет бумагу? От подобных вещей следует незамедлительно избавляться! Даже если вам кажется, что у вас нет времени, постарайтесь все же попробовать ежедневно заниматься организацией, и вы гарантированно заметите результат.

Устраните места, привлекающие беспорядок

Горизонтальные стойки для бумаг, корзинка для входящей корреспонденции и стулья возле рабочего стола становятся эпицентрами беспорядка, где накапливаются бумаги и мусор. Постарайтесь избавиться от таких участков или реорганизовать их. Это поможет вам предотвратить появление беспорядка в дальнейшем и сделать рабочее пространство более профессиональным. Достаточно поработать над этим один раз, чтобы потом постоянно наслаждаться плодами своих усилий.

Избавляйтесь от мусора в самом начале

Это потребует от вас некоторых усилий, тем не менее постарайтесь научиться предотвращать появление беспорядка. Откажитесь от бесполезных подписок на каталоги или брошюры компаний, у которых есть удобные сайты в интернете. Если вам не требуется бумажная копия, не храните такие бумаги на своем столе. Избавьтесь от дубликатов отчетов, от бесполезных записей, перестаньте все распечатывать. Попробуйте сохранять документы в электронном виде, четко и понятно размечая их на компьютере. Это серьезно улучшит вашу жизнь! Просто обращайте внимание на подобные мелочи, чтобы научиться предотвращать накопление беспорядка.

Разумно используйте канцелярские принадлежности

Идея наполнить рабочий стол всем необходимым может показаться заманчивой, но никому не требуется упаковка из шести рулонов скотча. Не держите запасы прямо в полках рабочего стола, лучше разместите их в шкафу. Если вы боитесь, что что-то закончится в процессе работы, сложите основные принадлежности в коробку с запасами и следите за тем, чтобы своевременно ее пополнять. Это поможет вам освободить стол и ящики, при этом не лишая вас запасов. Поэкспериментируйте, чтобы найти подходящий метод, и не поддавайтесь соблазну создать небольшой беспорядок в ящиках стола.

Не позволяйте небольшим задачам накапливаться

Сразу же приступайте к выполнению простой задачи, если на это требуется несколько минут. К примеру, сразу же отправляйте документы в нужную папку, не складывая их в стопку, которую нужно будет потом рассортировать. Держите свой электронный ящик в полном порядке, внимательно читая каждое новое сообщение и своевременно отвечая на те, которые требуют вашей реакции. Этот навык является одним из ключевых для успеха. Обязательно разбирайтесь с маленькими делами сразу, никогда не откладывая их на потом.

Осторожнее пользуйтесь наклейками-напоминаниями

Важным организационным навыком является использование для записей блокнота на пружинах. В таком случае вы сможете справиться с хаосом бумажных напоминаний и на вашем столе не будет огромного количества наклеек с телефонными номерами, датами собраний и прочей подобной информацией. Записывайте в блокноте данные о телефонных звонках, рабочих задачах и встречах, чтобы вся важная информация была организована.

Пользуйтесь современными технологиями

Делайте фотографии с помощью телефонной камеры, чтобы запомнить важные мелочи – например, как подключены разные провода в компьютере. Это позволит вам разбирать и собирать его по необходимости куда быстрее. Не запоминайте конфигурацию – просто воспользуйтесь фотографией! Эта тактика поможет и во многих других ситуациях. К примеру, вы можете сфотографировать номер модели картриджа для принтера или нужный размер батареек – ваша организованность гарантированно привлечет внимание начальства. Просто пользуйтесь телефоном, чтобы получить всю необходимую информацию!

Наводите порядок в конце дня

Одним из лучших способов поддерживать рабочий стол в чистоте является регулярное наведение порядка. Приучите себя в конце рабочего дня тратить десять минут на раскладывание всех бумаг и их организацию. Это поможет вам создать правильную рабочую обстановку на следующий день. Вы начнете свое утро в приятном настроении и будете знать, что ничего не упустили из вида.

Готовьтесь на завтра заранее

Пока вы наводите порядок в конце дня, подготовьтесь к следующему дню с помощью календаря. Посмотрите, какие задачи вас ждут, и составьте список важных моментов. Достаньте все материалы, которые вам потребуются завтра, к примеру, клиентские файлы или папки с отчетами. Этот организационный навык поможет вам продуктивнее начать утро. Вы будете чувствовать себя намного увереннее, что позволит вам привлечь внимание вашего начальства и получить заслуженное продвижение по карьерной лестнице.