Порядок проведения инвентаризации: основные требования закона

Основным методом бухгалтерского контроля за производственно-финансовой деятельностью и состоянием организации является первичная документация. Однако анализировать состояние предприятия, опираясь только на документальные данные, нельзя, не исключены неточности или ошибки.

Для обеспечения контроля сохранности ТМЦ и реальности учетных данных на предприятиях периодически проводятся инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями от 13.06.1995 г. № 49.

Когда необходима проверка

Периодичность, порядок проведения инвентаризации, имущество, подлежащее пересчету, и состав комиссии устанавливаются руководителем компании. Но существуют обстоятельства, требующие обязательного пересчета имущества. Это может быть:

• передача средств компании в аренду, смена статуса предприятия;
• окончание отчетного года;
• прием и передача имущества при смене подотчетного лица;
• установление факта кражи, хищения или порчи ценностей, в том числе от стихийных бедствий;
• ликвидация или реорганизация компании.

Основные цели

Порядок проведения инвентаризации предопределен целями, которые преследует ревизия:

• проверка достоверности бухгалтерских данных и выявление возможных ошибок;
• выявление неучтенных финансово-хозяйственных операций;
• проверка выполнения требований хранения запасов;
• выявление неходовых товаров;
• проверка правильности отражения учетных операций.

Виды инвентаризаций

Различают несколько видов инвентаризаций:

• полная или частичная;
• выборочным или сплошным способом;
• плановая или внеплановая.

Полная инвентаризация проходит по окончании отчетного года, при проведении аудита или ревизии, охватывая все виды имущества, денежные средства и финансовые обязательства перед другими компаниями и лицами. Частичная инвентаризация обеспечивает проверку только части имущества организации, например, только финансовых обязательств или основных фондов. При выборочной инвентаризации у подотчетного лица проверяют только некоторые позиции ТМЦ. Сплошная проверка проводится одновременно во всех цехах и структурных подразделениях компании. Плановая инвентаризация проводится в установленные сроки, утвержденные распоряжением руководителя. Внеплановая проверка осуществляется в связи со сложившимися обстоятельствами (при передаче складского имущества, после кражи, стихийных бедствий и других форс-мажорных обстоятельств). Необходимость в повторной инвентаризации возникает, если существуют сомнения в качестве первоначально проведенной. Иногда проводятся контрольные проверки, внезапность которых должна быть обеспечена обязательно. Их инициирует руководитель с целью подтверждения правильности проведения предыдущей проверки.

Инвентаризация ТМЦ

В торговых компаниях происходит постоянное динамическое движение товаров, поэтому проведение инвентаризаций товаров является достаточно частой необходимой процедурой. Порядок проведения инвентаризации товаров следующий:

• 
  обязательное прекращение подотчетными лицами всех операций по отпуску и приему товаров;
• подотчетным лицом составляется товарный отчет, который сдается инвентаризационной комиссии и оформляется расписка, подтверждающая, что неоприходованных товаров не имеется в наличии;
• председатель комиссии, визируя приложения к товарному отчету пометкой “До инвентаризации”, датирует запись;
• проведение инвентаризации путем пересчета, перевешивания или обмера имеющихся товаров;
• оформление данных инвентаризации в описи ф. ИНВ-3 в 2 экземплярах, при передаче ТМЦ от одного лица другому – в 3 экземплярах;
• после окончания инвентаризационная опись передается бухгалтеру для окончательного сравнения фактических остатков ТМЦ с учетными данными.

Оформление результатов

На установленные расхождения наличия ТМЦ по факту от учетных данных в обязательном порядке составляется сличительная ведомость, где фиксируются расхождения: при количественно-суммовом учете – по наименованиям и сортам товаров, при суммовом учете – в сумме по всем товарам. При выявлении расхождений излишки ТМЦ подлежат оприходованию, недостачи – взысканию с виновных лиц, однако решение обычно принимает руководитель компании.

Проверка денежной наличности

Сроки и порядок проведения инвентаризации денежных средств устанавливаются распоряжением руководителя компании. Инвентаризация наличных денег в кассе проводится комиссией, состоящей из представителя администрации, аудитора и главного бухгалтера в присутствии кассира.

Инвентаризация денежной наличности состоит из следующих этапов:

• 
  кассиром составляется кассовый отчет, который он передает инвентаризационной комиссии, и оформляется расписка, подтверждающая, что неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов в наличии не имеется;
• председатель комиссии визирует все кассовые документы, приложенные к отчету, с пометкой "До инвентаризации" и датой;
• проведение инвентаризации денежных средств путем пересчета, бланков строгой отчетности и других денежных документов путем сличения с журналами учета регистрации документов строгого учета;
• оформление данных инвентаризации в акте ревизии кассы ф. ИНВ-15 в 2 экземплярах, при передаче кассы от одного кассира другому – в 3 экземплярах;
• результаты инвентаризации выводятся в акте, подписанном членами комиссии и кассиром; в случае выявления отклонений от учетных данных кассир письменно объясняет причины случившегося;
• установленные излишки денег в кассе приходуются, недостачи – подлежат взысканию.