Как создать таблицу в Excel: советы и описание

Все, кто хоть когда-то пользовался программным пакетом Microsoft Office, вероятно, сталкивались с программой Excel, которая является одним из основных модулей всего собрания приложений. Однако мало кто знает, на что способно это уникальное приложение. Скептики просто недооценивают его возможности, а их тут, нужно сказать, очень много. Многие спрашивают о том, как создать таблицу в Excel. Надо сказать, что это лишь примитивная функция. Познакомимся с программой несколько подробнее.

Что такое Excel

Сам программный продукт в виде приложения Excel был создан в 1987 году, после чего стал неотъемлемым компонентом Microsoft Office. По сути, программа представляет собой средство для работы с табличными данными. Однако основные принципы функционирования в сравнении с текстовым редактором Word или базами данных Access отличается кардинально. Работа с таблицами в Excel более удобна.

На самом деле Excel ориентирован прежде всего на математику, алгебру, тригонометрию, интегральные вычисления и т. д. Как уже понятно, при работе с программой нужны хотя бы базовые знания школьного курса.

Основное назначение и операции

Электронные таблицы в Excel представляют собой универсальное решение, позволяющее не только использовать математику, но и даже вести, скажем, бухгалтерский учет без использования сторонних средств типа программного пакета «1С», который, кстати, для многих юзеров является достаточно сложным для понимания принципов функционирования.

В данном случае, если разобраться, как построить таблицу в Excel, и применить основные функциональные возможности, можно не сомневаться, что конечный результат превзойдет все мыслимые ожидания. Мало того, что здесь реализованы простейшие математические решения, программа позволяет с легкостью производить вычисления матриц, исследовать функции на предмет экстремумов, убывания или возрастания и даже решать сложнейшие интегральные или тензорные уравнения. Теперь несколько слов об основных возможностях и параметрах программы.

Создание таблиц

В принципе, решение вопроса о том, как создать таблицу в Excel, сводится к простому открытию программы. Новая таблица будет создана автоматически. Она состоит из вертикальных столбцов и горизонтальных строк, на пересечении которых присутствуют ячейки, куда можно вводить данные любого типа, будь то формула, текст, графика, видео, звук, скрипт и т. д.

В крайнем случае можно использовать самую обычную команду меню «Файл» со строкой «Создать…». В данном случае (как и у всех программ пакета Microsoft Office) можно создать новый файл или выбрать наиболее подходящую конструкцию из шаблонов при условии, что таковые установлены. Огромное их количество можно найти в интернете на специализированных ресурсах, но лучше обратиться на сайт корпорации Microsoft. Там уж точно найдется все, что угодно.

Редактирование ячеек

Отдельно стоит остановиться на том, что представляет собой редактирование ячеек и сама функция. Таблица в Excel позволяет вводить в ячейку данные любого типа. По умолчанию формат ячейки установлен как «Общий». При введении формулы он изменится автоматически.

Но иногда возникает проблема: как добавить таблицу в Excel с числовыми данными? Нет ничего проще. Нужно просто выделить ячейку (ячейки) и правым кликом вызвать дополнительное контекстное меню с командой «Формат ячеек», где выбрать параметр «Числовой».

Заметьте, в данном случае произвольно можно изменять количество знаков после запятой, разделение, шрифт и т. д. Можно изменять формат по своему усмотрению, скажем на процентный, текстовый, временной, экспоненциальный, финансовый, денежный и т. д. При желании можно создать собственный формат, используя для этого команду «Другие». Однако, как показывает практика, это вряд ли потребуется.

Сам процесс редактирования вызывается двумя простейшими способами: двойной клик на ячейке или нажатие функциональной клавиши F2. Не путайте: вызывается не форматирование ячейки, а именно редактирование введенных в нее данных.

Кроме всего прочего, стоит обратить внимание на то, что по умолчанию программа создает начальный файл, имеющий название «Книга 1» и содержащий 3 листа. Естественно, листы можно удалить при помощи правого клика на отметке самого листа (или вызова соответствующей команды из меню).

С другой стороны, создание трех листов может пригодиться в случае, когда необходима сводная таблица в Excel, которая может содержать перекрестные ссылки и формульные вычисления с разных листов и даже сторонних файлов.

Простейшие вычисления

Итак, вы теперь знаете, как создать таблицу в Excel. Можно переходить к заполнению ячеек и применению основных математических функций сложения, умножения, вычитания, деления, суммы и т. д. В самих формулах можно использовать стандартные знаки математических вычислений («+», «-», «*», «/») или задавать соответствующие формулы.

Вот тут-то и возникает самая большая, по мнению многих пользователей, проблема. Дело в том, что в версии 2010 года подход к созданию формул и маркировке ячеек был кардинально изменен. К примеру, первая ячейка в Excel версии пакета 2003 года имела маркировку строки «1» и столбца «A». В версии 2010 года оба компонента имеют одинаковую маркировку («1»). В связи с этим и возникает множество проблем с введением формул.

Так, например, в версии 2003 года можно ввести формулу суммы трех чисел в ячейке «=SUM(B1:B3)» или «=СУММ(B1:B3)» в четвертой строке или нажать кнопку, расположенную на главной панели (при условии, что исходные данные находятся в столбце «B» со строками от первой до третьей). В варианте 2010 года ничего подобного нет. Формула выглядит так: «=СУММ(R[-3]C:R[-1]C)». Зачем было создавать такие сложности, до сих пор понять никто не может (наверное, кроме самих разработчиков).

Перекрестные ссылки

Теперь несколько слов о том, что такое сводная таблица в Excel. Как правило, она подразумевает вывод конечных данных на первом (главном) листе, формулы и ссылки которого базируются на вычислениях и дополнительной информации, введенной или хранимой на других листах или даже в сторонних файлах.

При этом могут использоваться не только формулы, но и графические изображения, те же скрипты Java или Visual Basic, гиперссылки и многое другое.

Добавление графики

Вставить графический объект в приложении Microsoft Excel достаточно просто. Используется для этого меню «Вставка», где выбирается необходимый файл, который будет присутствовать в выбранной ячейке. Отдельно стоит сказать, что размер самой ячейки будет увеличен автоматически до размера вставленного изображения. Изменить размер можно стандартным методом, применяемым во всех офисных программах. Это выделение или правый клик с выбором редактирования, а затем уменьшение или увеличение с помощью специальной двойной стрелки курсора на углах или полях рисунка.

Работа с диаграммами

Одним из самых замечательных свойств программы Excel можно называть составление итоговых диаграмм и графиков. Например, колебания валютного курса или объемов продаж какого-либо товара с отслеживанием тенденций роста и падения можно задать в виде диаграммы или гистограммы, базирующихся на числовых данных.

Для этого нужно всего лишь использовать меню добавления диаграммы, выбрать ее тип и указать область данных, которые будут использоваться при ее построении. Естественно, при редактировании можно будет применить цветовые решения для того или иного типа данных, изменить шрифт, масштаб, размер, желаемую область отображения и т. д. Возможностей достаточно много.

В принципе, можно даже импортировать данные из других программ. Например, это может быть Microsoft Access или любое другое приложение, поддерживающее работу с базами данных форматов DBF, DBT, NDX, MDX и т. п. Кстати сказать, вопросы о том, как создать таблицу в Excel и в Microsoft Access, имеют общее решение, поскольку использование баз данных в обеих программах базируется практически на одинаковом принципе.

Дополнительные модули и надстройки

Что касается дополнительных надстроек, в приложении Excel имеется масса скрытых возможностей, о которых рядовые или даже профессиональные пользователи просто не догадываются. По сути, это исполняемые макросы, которые способны выполнять много функций. Так, например, можно запросто вставить в таблицу сканнер штрих-кодов, использовать подстановку файлов и данных, автоподбор формата, вставку баз данных телефонных номеров, перенос информации в файлы на серверах.

Отдельно стоит отметить использование функций типа Worksheet Relationship и Cell Relationship, которые позволяют, так сказать, подгружать данные из любого источника в сети интернет в любой точке мира и решить немаловажный вопрос, связанный с тем, как построить таблицу в Excel. Такой подход позволяет минимально использовать дисковое пространство собственного компьютерного терминала, поскольку все данные находятся на удаленных серверах, доступ к которым осуществляется при открытии искомого файла. Это несколько напоминает «облачное» хранилище, но действует иначе (в активном режиме).

Заключение

Как уже понятно, описать все возможности приложения Excel в одной короткой статье просто невозможно. Лучше воспользоваться, скажем, справочной системой или вспомнить хотя бы то, чему нас учили в школе. В основу того, как создать таблицу в Excel, положены именно базовые знания. Так что многим тинэйджерам, которые хотят найти высокооплачиваемую работу, можно посоветовать изучить Excel, как говорится, от корки до корки. Более того, работа с таблицами в Excel предусматривает намного больше возможностей, чем имеется в некоторых стандартных и простых программных пакетах.