Бланк командировочного удостоверения - основной документ в оформлении служебной поездки

Оформлением документов при направлении сотрудника в командировку занимается служба, на которую возложены эти обязанности. Как правило, данным вопросом занимается отдел по работе с персоналом или административный сектор. Бывает, что функция распределена между службами.

Пакет документов для командировки

Основанием для направления сотрудника в командировку может служить приказ или служебная записка о необходимости прохождения обучения, участия в семинаре или выполнения служебного задания (поездка за автомобилем для компании, участие в ежегодных спортивных мероприятиях). Уполномоченным сотрудником издается соответствующий проект приказа о направлении конкретного человека в командировку, оформляется служебное задание и командировочный лист. Бланк командировочного удостоверения можно найти, если командировка оформляется впервые. Далее весь пакет документов согласовывается с непосредственным начальником командируемого и подписывается руководителем организации.

Заполняем командировочное удостоверение

Важно не допускать ошибок в его оформлении и стоит несколько раз перепроверить личные данные сотрудника и сроки командировки, нежели потом решать проблемы, которых можно было избежать. Например, если в фамилии, имени или отчестве командируемого допущена ошибка, то сотрудник гостиницы не имеет права поселить его в забронированный номер, так как командировочный лист оформлен на Иванова Ивана Геннадьевича, а паспорт предъявляет Иванов Иван Геннадиевич. Аналогично дело обстоит и с паспортными данными, ведь работники не всегда сразу извещают кадровую службу о том, что поменяли паспорт. Устаревшие данные нельзя вписывать в бланк командировочного удостоверения. Сроки командировки в идеале должны совпадать с датами отметок о выбытии и прибытии. Естественно, что существуют непредвиденные ситуации, когда сроки нарушаются, в подобном случае дополнительно потребуются иные оправдательные документы. Бланк командировочного удостоверения должен отражать актуальную должность, подразделение и табельный номер сотрудника во избежание проблем с бухгалтерией при оплате.

Действия командируемого сотрудника

Кадровая служба обязательно регистрирует заполненный и подписанный руководством бланк командировочного удостоверения в специальном журнале. Командируемый работник получает на руки оригиналы удостоверения (с отметкой о дате выбытия) и служебного задания, а также - копию приказа о направлении в командировку. По приезду на место работник должен поставить в командировочном удостоверении отметку о прибытии, а при отъезде – о выбытии, в той организации, куда он направлялся. По возвращении на постоянное место работы, ставится отметка об окончательном прибытии. И только заполненный обеими сторонами(направляющая  организация и принимающая) бланк командировочного удостоверения может служить одним из оснований для оплаты.

Конечно, исправления в удостоверении пока допускаются. Но это не освобождает от ответственности квалифицированно выполнять возложенные должностные обязанности.