Образец заполнения акта проверки, рекомендации и требования

Проверки на предприятиях - неизбежная часть ведения бизнеса в России. Акт проверки - ключевой документ, фиксирующий ее результаты. В статье мы разберем образцы заполнения актов для госинспекций и внутренних проверок. Узнаете требования к оформлению, рекомендации по заполнению и получите готовые шаблоны.

Виды проверок и основания для их проведения

Существует множество видов проверок, которым регулярно подвергаются предприятия в России. Рассмотрим основные из них.

Государственные и муниципальные проверки

Это проверки, инициированные контролирующими органами. Могут носить плановый или внеплановый характер. Проводятся инспекторами на основании распоряжения или приказа. Чаще всего встречаются:

• налоговые проверки;
• проверки Роспотребнадзора;
• пожарные проверки;
• экологические проверки.

При проведении госпроверок обязательно составляется акт в 2-х экземплярах с подписями сторон.

Внутренние проверки

Инициируются руководством предприятия, как правило, с целью выявления внутренних проблем. Могут проводиться регулярно или по необходимости. К ним относятся:

1. Ревизия;
2. Аудит;
3. Инвентаризация;
4. Служебные проверки подразделений или сотрудников.

Результаты внутренних проверок также оформляются актами. Это помогает зафиксировать вскрытые недостатки и нарушения для последующего анализа и принятия мер.

Общие требования к акту проверки

Акт проверки - обязательный документ, отражающий факты, выявленные в ходе контрольных мероприятий на предприятии. К нему предъявляется ряд общих требований.

Структура акта проверки

Любой акт в обязательном порядке должен содержать:

• Наименование документа;
• Дату и место составления;
• Сведения о проверяющем органе;
• Сведения о проверяемом лице;
• Перечень документов, изученных в ходе проверки;
• Описание выявленных фактов нарушений или их отсутствие;
• Подписи членов комиссии.

Обязательные реквизиты

Помимо стандартных реквизитов, присутствующих на большинстве официальных бланков, в акте проверки обязательно должны быть:

• Ссылка на распоряжение о проведении проверки;
• Состав комиссии с указанием должностей;
• Дата и время проведения проверки;
• Перечень изученных документов.

Эти сведения придают акту юридическую силу и обосновывают законность проведенного мероприятия.

Количество экземпляров и порядок вручения

Акт проверки составляется как минимум в 2-х экземплярах. Один передается представителю проверяемого предприятия, второй остается в распоряжении проверяющего органа. При необходимости может быть составлено больше копий.

Вручение акта происходит сразу по завершении проверки, что фиксируется подписями обеих сторон на каждом экземпляре.

Приложения к акту

К акту проверки могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие изложенные в нем факты. Например:

• Копии договоров и накладных;
• Фото- или видеоматериалы;
• Заключения экспертов;
• Результаты лабораторных исследований.

Все приложения должны быть перечислены в самом акте проверки или в листе-заверителе к документу.

Образец заполнения акта госпроверки

Рассмотрим на конкретном примере, как заполняется акт проверки госорганами.

Титульный лист

Содержит основные реквизиты:

• Наименование контролирующего органа;
• Наименование и реквизиты проверяемого лица;
• Вид проверки;
• Основания проведения проверки.

Эта информация заполняется на типовом бланке, утвержденном ведомством.

Сведения о проверке и проверяющих

Здесь указываются:

• Состав комиссии;
• Дата и место проведения;
• Продолжительность;
• Объекты, которые проверялись.

Эти данные позволяют идентифицировать конкретную проверку и лиц, которые ее проводили.

Факты нарушений или их отсутствие

Ключевой раздел акта, в котором описываются:

• Выявленные нарушения обязательных норм с подробным описанием;
• Ссылки на нарушенные статьи законов;
• В случае отсутствия нарушений - запись об этом.

Эти сведения - основание для принятия мер реагирования в отношении проверяемого лица.

Выводы и предписания

Раздел содержит:

• Общий вывод по результатам проверки;
• Предписания по устранению выявленных нарушений с указанием сроков;
• Рекомендации по недопущению нарушений в дальнейшем.

Выводы и предписания - юридически обязывающая часть акта, требующая исполнения.

Приложения

Могут включать копии документов, фото-, видеоматериалы, результаты экспертиз, подтверждающие факты нарушений.

Приложения позволяют исключить сомнения в обоснованности выводов проверки.

Таким образом, акт госпроверки имеет четкую структуру и порядок заполнения, позволяющие отразить все необходимые сведения о проведенном мероприятии и его результатах.