Обязанности секретаря и требования к должности

От чего зависят

В каждой компании обязанности секретаря разнятся. Отличия продиктованы множеством факторов, к которым относятся следующие: корпоративная культура, численность сотрудников компании, ее структура и, наконец, личность руководителя. Последний фактор в большей степени, чем все предыдущие, формирует функционал данной должности, поскольку именно от него зависит в целом профиль деятельности. Например, если речь идет о руководителе высшего звена, то в обязанности секретаря может входить организация участия в международных конференциях, круглых столах и т.д. В том случае, если мы говорим о начальнике небольшого технического подразделения, то специалисту, скорее всего, придется столкнуться с оформлением технической документации и необходимостью изучения производственных процессов.

обязанности секретаря

Общие требования

функциональные обязанности секретаря

Несмотря на некоторую разнящуюся специфику, существуют общие функциональные обязанности секретаря, выполнять которые должен уметь каждый претендент на данную должность. Познакомимся с ними подробнее. К ним можно отнести следующие:

- планирование рабочего дня руководителя;

- организация совещаний;

- ведение документооборота;

- выполнение личных поручений начальника.

Разумеется, это лишь общие обязанности секретаря. Каждый из этих пунктов довольно многогранен и может включать в себя как довольно рутинную работу, так и творческую, требующую определенного подхода. Для того чтобы претендовать на такую вакансию, соискатель должен в первую очередь уметь обращаться с компьютером на уровне продвинутого пользователя, а также на высоком уровне владеть следующими приложениями, необходимыми в работе: Word, Excel, PowerPoint. Конечно, это далеко не полный перечень, а обязательный минимум. Ведь, скорее всего, в каждой организации специалисту придется знакомиться со специфическими базами данных и внутренними программами по обмену информацией.

Подходящий кандидат

обязанности секретаря референта

Обязанности секретаря-референта часто путают с обязанностями простого секретаря. В большинстве российских компаний эти два понятия довольно схожи и, следовательно, их границы размыты. Определенно можно сказать о том, что обязанности секретаря заключаются в большей мере в организаторской деятельности, а референта – в работе с документами. Общими же применительно к обеим позициям являются требования к личности работника, занимающего рассматриваемую должность. Он, безусловно, должен обладать отличными коммуникативными и дипломатическими навыками, а также повышенной стрессоустойчивостью. Ведь зачастую такой человек является своеобразным буфером между своим руководителем и клиентами компании или же сотрудниками. Немаловажную роль играет и внешность, поскольку секретарь – лицо компании. Приятная улыбка, опрятная одежда и прическа – необходимый минимум для сотрудника. Если вы твердо решили строить свою карьеру в этом направлении, будьте готовы к тому, что на работе вы должны забывать о собственных проблемах и неурядицах, излучать позитив и радушие.