Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация - наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

  • уровню обязательности;
  • времени хранения;
  • датам исполнения;
  • разновидности изложения;
  • по свой юридической силе;
  • источникам, происхождению;
  • степени ограничения доступа (гласности);
  • месту создания;
  • содержанию;
  • названию, наименованию;
  • области использования;
  • разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

виды оформления документов

По обязательности исполнения:

  • директивные (принуждают к исполнению, использованию);
  • информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

  • временные (до 10 лет);
  • долговременные (более 10 лет);
  • постоянного хранения.

По дате исполнения:

  • срочные (с указанием четкой даты исполнения);
  • несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

  • унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
  • примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
  • типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
  • трафаретные (с заранее подготовленной структурой, "костяком" текста, например анкета);
  • индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

  • оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
  • копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
  • отпуски (форма-копия, заготавливаемая "под копирку" непосредственно при составлении подлинника);
  • заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
  • выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
  • дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

  • личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
  • служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель - как физическое, так и юридическое лицо).

виды документов

По степени гласности:

  • "совершенно секретно", "особая важность" (содержащие государственную тайну);
  • "конфиденциальная информация" (доступ ограничен законодательством России);
  • "коммерческая тайна" (открытый доступ несет вред обладателю данных);
  • "только служебное пользование" (документ только для работников организации);
  • открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

  • исходящие (направляются за пределы учреждения);
  • входящие (приходят в учреждение извне);
  • внутренние (используются только в самом учреждении).

По содержанию:

  • первичные (оригинальная информация);
  • обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

  • статистика, отчеты;
  • документация по труду;
  • научно-техническая сфера;
  • финансы и бухгалтерия;
  • организационно-распорядительная.

По содержанию:

  • сложные (разбор нескольких вопросов);
  • простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

  • рукописи;
  • электронные печатные;
  • графические;
  • фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

  • информационно-справочной направленности;
  • распорядительные;
  • организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

  1. Проект.
  2. Оригинал.
  3. Копия.
  4. Дубликат.
  5. Выписка.

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд - от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

виды нормативных документов

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
  • ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация - это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

основные виды документов

Она содержит ряд признаков:

  • регуляция общественных отношений;
  • печатная/электронная форма;
  • соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике;
  • обязывающий характер;
  • составляется компетентными лицами;
  • создается в процессе юридической деятельности;
  • данные, значимые для юриспруденции;
  • основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

  1. Фиксация фактов-доказательств.
  2. Фиксация юридических фактов.
  3. Содержание индивидуальных решений.
  4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

  • фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
  • фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
  • фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

формы и виды документов

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

  • ГОСТ Р - национальный государственный стандарт;
  • ОСТ - стандарт определенной отрасли;
  • СТП - стандарт данного предприятия;
  • СТО - стандарты научно-технических объединений и обществ;
  • ПР - определенные правила;
  • Р - рекомендации;
  • ТУ - технические условия производства.

Краткая их характеристика - далее.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

  1. ГОСТ Р - государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
  2. ОСТ - отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
  3. СТП - стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
  4. СТО - действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий - всего инновационного.
  5. ПР - правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
  6. Р - добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
  7. ТУ - технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

виды юридических документов

Вид документа "Паспорт"

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

  1. Паспорт РФ.
  2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
  3. Временное удостоверение личности.
  4. Паспорт моряка.
  5. Военный билет офицеров в запасе.
  6. Удостоверение беженца.
  7. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
  8. Вид на жительство.
  9. Иностранный паспорт.
  10. Билет военнослужащего.
  11. Офицерское удостоверение личности.
  12. Свидетельство о рождении.
  13. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
  14. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

вид документа паспорт

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.